מדריך הפעלה - Klinix Beauty

עודכן לאחרונה: 20 בספטמבר 2026 · המדריך לרופאים ולקליניקות

המדריך הזה מספיק כדי להפעיל את המערכת מאפס, בלי הדרכה. הוא בנוי לפי זמן: מה שחייבים ביום הראשון, מה שכדאי בשבוע הראשון, ואיך נראה היום-יום בסטודיו אחר כך. כל מה שכתוב כאן צולם מהמערכת כפי שהיא היום.

היום הראשון

ארבעה שלבים, ובסופם לקוחה יכולה לקבוע תור מהלינק, למלא את השאלון מהטלפון, ולהגיע לטיפול מתועד.

1

2 דקות

הכניסה למערכת

לסטודיו שלך יש כתובת משלו, בצורה שם-הסטודיו.klinix.co.il. שם נכנסים, ושם גם הלקוחות שלך רואות את המיתוג שלך ולא שלנו. שמרי אותה כסימנייה, ועדיף - הצמידי למסך הבית: באייפון מ-Safari ← כפתור השיתוף ← הוספה למסך הבית; באנדרואיד מ-Chrome ← שלוש הנקודות ← התקנה ויצירת קיצור דרך. בכניסה הראשונה כדאי להחליף סיסמה: הגדרות ← החשבון שלי.

3

10 דקות

המחירון - הלב של המערכת

הגדרות ← טיפולים ומחירון זו הרשימה שהלקוחות רואות בזימון העצמי, וגם רשימת הטיפולים ביומן, בתיעוד ובדוחות. התחלת עם רשימה מוכנה - מחקי מה שאת לא עושה, תקני משך ומחיר, והוסיפי מה שחסר. לכל טיפול: דקות, מחיר, מקדמה (נגבית רק כשהמתג בזימון דלוק; 0 = בלי מקדמה לטיפול הזה), צבע ביומן, מי יכולה להזמין (פתוח לכולן / לקוחות קיימות בלבד / לאחר אישור שלך / לא בזימון עצמי), ביטול עד (שעות לפני), מרווח אחרי (דקות לניקוי ורישום), שורה קצרה ללקוחה, וטופס הסכמה לטיפול - אם יש נוסח, הלקוחה חותמת עליו בזימון העצמי לפני שהיא רואה שעות פנויות (חתימה אחת לכל טיפול, ומחדש אם הנוסח משתנה).

השבוע הראשון

זימון תורים אונליין

הגדרות ← יומן וזימון "זימון עצמי פעיל" נותן לך קישור ציבורי (שם-הסטודיו.klinix.co.il/book) לביו של האינסטגרם. באותו מסך: שעות היומן, ביטול עצמי (עד כמה שעות לפני התור הלקוחה יכולה לבטל בעצמה מהאזור האישי - אחרי זה היא מתבקשת לכתוב לך; אפשר חלון אחר לטיפול מסוים במחירון), הטיפולים לזימון (= המחירון), עמדות מקביליות אם יש כמה מטפלות, רשת שעות, התראה מינימלית, ימים קדימה, ימי פעילות, מתג לגבות מקדמה בזימון (המתג היחיד: כבוי = אף טיפול לא גובה מקדמה), חסימת חלונות (חד-פעמי או קבוע שבועי, הסיבה פנימית) וסנכרון לגוגל קלנדר בלחיצה (לקריאה בלבד; הקישור סודי).

מוצרים ומלאי

הגדרות ← מוצרים ומלאי לכל מוצר: מותג, מחיר, עלות, כמה יש על המדף, מתחת לכמה להתריע, ו"מספיק ל" (ימים) - כמה זמן יחידה מחזיקה. מזה נולדת תזכורת החידוש ללקוחה. למעלה: מכירות, הכנסה, עלות ורווח גולמי החודש.

סליקה וחשבוניות

הגדרות ← סליקה וחשבוניות שתי בחירות נפרדות: סליקה (טרנזילה, Cardcom, PayPlus) - מי גובה, וחשבוניות (כספית, iCount, SUMIT, Invoice4U, Morning) - מי מפיק את המסמך. הפרטים נשמרים מוצפנים ושייכים רק לעסק שלך. בלי מתעד אין חשבוניות (אפשר "תיעוד בלבד" עם מספר מסמך חיצוני); מקדמות בזימון העצמי דורשות סליקה.

צוות והרשאות

הגדרות ← צוות והרשאות כל אחת נכנסת עם המשתמש שלה: מנהלת רואה הכול, מטפלת עובדת עם כרטיסי הלקוחות ומחייבת, וקבלה מנהלת יומן, תורים וחיוב בלי גישה לאבחון ולשאלון. מסלול Beauty כולל משתמשת אחת; לסטודיו עם צוות - Beauty Studio עד חמש.

הודעות ללקוחות

הגדרות ← הודעות התראות במייל על תור מהלינק ועל ביטול עצמי; תזכורות וואטסאפ אוטומטיות (יוצאות ממספר ה-WhatsApp Business של הסטודיו, ולכן קודם מחברים אותו - הכרטיס מסביר איך; אחרי החיבור: יום לפני התור בשעה שתבחרי, עם כפתורי אישור/אי-אישור הגעה, והתשובה מופיעה על התור); הנחיות לאחר טיפול לכל טיפול מהמחירון; "הודעה אחרי הטיפול" (פתיחה, המלצות לבית, סגירה); תזכורת, אישור קביעה והצעת הקדמה; הודעת תשלום; וברכת יום הולדת שנשלחת רק ללקוחה שאישרה לקבל הודעות.

לידים

לידים (בתפריט הראשי) כל מי שהתעניינה ועוד לא לקוחה: קישור לשיתוף לביו ולסטורי, הטמעה באתר, או חיבור לטופס קיים. סטטוסים חדש ← דיברנו ← נקבע תור ← הפכה ללקוחה. בהגדרות לידים: נוסח ההודעה הראשונה בוואטסאפ, מענה אוטומטי במייל, "מה מעניין אותך?" עם המחירון שלך, מתי ליד נחשב מוזנח, והפיקסלים של הקמפיינים שלך.

המנוי

הגדרות ← סקירה ← המנוי שלך המסלול והמחיר, שינוי מסלול וביטול - הכול מהמסך, בלי לכתוב לנו.

היום-יום

המסך שנפתח בבוקר

היום שלי התורים של היום, כמה מחר, לקוחות חדשות והכנסות החודש. ואז הפעולות הבאות - המערכת אומרת לך מה כדאי לעשות היום: 📋 מי לא מילאה עדיין את השאלון לפני התור, 🧴 למי נגמר מוצר בבית (לפי "מספיק ל"), 🎂 למי יש יום הולדת - כל אחת עם כפתור וואטסאפ מוכן. מתחת: תורים חדשים מהלינק שעוד לא ראית (כולל "מקדמה ממתינה"), סדר היום, המשימות שלי, ותזכורות לתורים של מחר.

היומן

יומן תצוגת שבוע, כל טיפול בצבע שלו מהמחירון, והתגיות על התור: "תור ראשון", "בלי שאלון", "מקדמה ממתינה". + תור חדש או לחיצה על שעה ריקה: לקוחה קיימת או חדשה, תאריך, שעה, משך, טיפול מהמחירון, הערות ו"מעוניינת להקדים". חפיפה מקבלת אזהרה, ואפשר לאשר בכל זאת. לחיצה על תור פותחת תצוגה מהירה עם "לשים לב" מהשאלון, כרטיס הלקוחה, עריכה, ביטול, "לא הגיעה" ואישור בוואטסאפ.

• 🌐 נקבע מהלינק
• ⏳ מעוניינת להקדים
• ✅ אישרה הגעה בוואטסאפ
• ❌ לא מאשרת הגעה
• 🚫 "לא הגיעה"

לקוחה חדשה

1. היא קובעת מהלינק (או שאת קובעת לה ביומן, או מוסיפה אותה בלקוחות ← + לקוחה חדשה).
2. השאלון נשלח לה אוטומטית לתור הראשון (או ביד: קישור טפסים ממסך הלקוחות). היא ממלאת מהטלפון; אם הטיפול דורש הסכמה - היא חותמת עליה בזימון, לפני שהיא רואה שעות.
3. התשובות מופיעות בכרטיס שלה, ו"לשים לב" מהשאלות הקריטיות - גם ביומן.

כרטיס הלקוחה

לקוחות ← שם הלקוחה למעלה: "לקוחה מאז", וואטסאפ, "+ תור". בסקירה: הפרטים, הפעולה הבאה (מוצר שנגמר, טיפול המשך שלא נקבע), אבחון עור (מטרת הטיפול, סוג עור, מצב, אלרגיות, מה בשימוש בבית, טיפולים קודמים - עם עריכה), התורים הקרובים, המסמכים (החשבוניות) והטיפולים האחרונים. הטאבים:

• טיפולים - תיעוד לפי ביקור, וחיוב מכל שורה.
• תוכניות - סדרת טיפולים או הצעת מחיר שהלקוחה מאשרת בקישור.
• תמונות - התקדמות לפני / אחרי: צילום "לפני" בטיפול הראשון, ומאותה זווית "אחרי" בכל טיפול - ורואים את ההתקדמות לאורך זמן.
• מוצרים לבית - מה נמכר לה ומתי נגמר, "📲 לחדש" ו"📲 לשלוח שגרה ביתית", ו"לא חויב - יצורף לחיוב הטיפול".
• חבילות - כרטיסיות ומנויים עם ניכוי אוטומטי מיתרה משולמת מראש.

תיעוד טיפול

כרטיס הלקוחה ← טיפולים ← + הוספת טיפול תאריך, הטיפול מהמחירון (המחיר נשלף לבד), הערה לטיפול, ותמונת "אחרי". מי תיעדה ומתי נרשם אוטומטית. מהשורה: 💳 חיוב, הנחיות אחרי טיפול בוואטסאפ, עריכה וביטול.

כסף: חיוב, מוצרים, חובות ודוחות

לחייב

כרטיס הלקוחה ← טיפולים ← 💳 חיוב שלושה צעדים: מה מחייבים (הטיפול, ומוצרים לבית שנמכרו ועוד לא חויבו - מוצעים לצירוף לאותה חשבונית), איך שילמה (מזומן, ביט, העברה, אשראי - דרך הסליקה או "חויב במסוף"; עד 12 תשלומים; פיצול תשלום בין שני אמצעים במסמך אחד), ומה מפיקים (חשבונית מס-קבלה דרך המתעד, או "רק לתעד" עם מספר מסמך חיצוני; שליחה למייל בסימון). מוצר אפשר לחייב גם לבד: מוצרים לבית ← חיוב עכשיו. החשבונית מקושרת לטיפול, נשלחת בוואטסאפ מהשורה, ומופיעה ב"מסמכים" בכרטיס ובאזור האישי.

תשלומים פתוחים

תשלומים פתוחים (תחת "עוד") מי נשארה חייבת (טיפול עם מחיר ובלי חשבונית), עם ותק, תזכורת בוואטסאפ ופירוט; ומכירות ללא חשבונית - מוצרים, שוברים וחבילות שנמכרו ולא הופק להם מסמך, עם "הפקת חשבונית" או "כבר הופקה מחוץ למערכת".

שוברי מתנה וחבילות

שוברי מתנה (תחת "עוד") - הנפקה, שליחה ומעקב מימוש; שובר שנמכר וטרם מומש הוא התחייבות פתוחה. חבילות וכרטיסיות נמכרות מכרטיס הלקוחה ומנוכות אוטומטית בתיעוד.

דוחות

דוחות (למנהלת) לתקופה שבוחרים: הכנסות מול התקופה הקודמת, טיפולים, הגעה לתורים, לקוחות חדשות מול חוזרות, הכנסות לפי טיפול ואיך שולם, מקורות הגעה, חובות, חבילות פתוחות, מתי הכסף נכנס, עומס יומן, תובנות ולידים - עם PDF ו-Excel. רווח המוצרים החודשי מופיע בהגדרות ← מוצרים ומלאי.

דברים שחשוב שתדעי

ביטול עצמי

לקוחה יכולה לבטל תור בעצמה מהאזור האישי עד החלון שקבעת (בזימון או לטיפול ספציפי במחירון). כל ביטול כזה מגיע אלייך במייל וב"היום שלי", והשעה שהתפנתה מוצעת לממתינות להקדים.

האזור האישי של הלקוחה

עמוד אישי בכתובת של הסטודיו, עם התורים (וביטול בתוך החלון), הטפסים, יתרת הכרטיסייה, החשבוניות וקביעת תור חדש. הכניסה בקישור אישי (מכרטיס הלקוחה ← "האזור האישי שלה") בתוספת תאריך לידה. מי שמחזיק גם בקישור וגם בתאריך הלידה יראה את המידע.

על השאלון והחתימה

השאלון והחתימה נשמרים בכרטיס עם התאריך, וניתן להדפיס או לשמור כ-PDF. זו חתימה אלקטרונית לצורך תיעוד ההסכמה - לא "חתימה אלקטרונית מאובטחת" כמשמעותה בחוק. ההסבר המלא בעמוד אבטחה ופרטיות.

הנתונים שלך

הגדרות ← החשבון שלי ← הורדת כל הנתונים ייצוא מלא, בכל רגע, בלי תשלום: הלקוחות, השאלונים, הטיפולים, התורים, החשבוניות והתמונות בקובץ אחד. אם תחליטי לעזוב - הנתונים יוצאים איתך.

כשמשהו לא ברור

בתוך המערכת: פנייה לתמיכה טכנית בתחתית תפריט הצד (ובטלפון תחת "עוד") - נחזור אלייך עד יום עסקים אחד. ואם חסרה לך יכולת - ספרי לנו.