Klinix Dentalמטופלים שלא מגיעים: איך מצמצמים ביטולים במרפאת שיניים
במרפאת שיניים, תור שלא הגיעו אליו הוא לא רק שעה ריקה. זה לפעמים שעה וחצי שתוכננה לשתל, עם סייעת, ציוד מוכן ומעבדה שמחכה. אי אפשר לבטל את התופעה לגמרי, אבל אפשר לצמצם אותה מאוד, ולהפוך חלק מהביטולים לתורים שמתמלאים. כתבנו בעבר על צמצום ביטולים בקליניקה באופן כללי; כאן הזווית של מרפאת שיניים.
1. תזכורת יום לפני, עם אישור הגעה
תזכורת יום לפני התור, עם בקשה לאשר הגעה, היא הצעד הבסיסי. היא תופסת את מי ששכח, ונותנת לכם יום שלם למלא תור של מי שלא יגיע. מה שחשוב הוא שזה יקרה כל יום, לא רק כשיש זמן בדלפק. ב-Klinix Dental התזכורת יוצאת אוטומטית: יום לפני התור, בשעה שבחרתם, המטופל מקבל הודעת וואטסאפ עם שני כפתורים - "מאשר/ת הגעה" ו"לא מאשר/ת הגעה" - והתשובה שלו מסומנת על התור ביומן.
2. מי שלא אישר - מקבל שיחה
מטופל שלא הגיב לתזכורת הוא סימן אזהרה, במיוחד בתור ארוך. שיחה קצרה בצהריים של היום שלפני עדיפה על כיסא ריק למחרת. בתורים קצרים אפשר להסתפק בהודעה; בתור של שעה וחצי - מתקשרים.
3. מדיניות ביטול, כתובה ומוסכמת
"ביטול עד 24 שעות לפני התור" (זו דוגמה, את הזמן קובעים אתם) עובד רק אם המטופל שמע עליו לפני שקבע. כתבו את המדיניות בהודעת אישור התור ובאתר, ואמרו אותה בדלפק בתור הראשון. מדיניות שמופיעה לראשונה אחרי הביטול נשמעת כמו עונש.
4. מקדמה לתורים הארוכים
לתורים ארוכים או לטיפולים שדורשים הכנה, כמו שתל או עבודה מול מעבדה, מקדמה היא דרך הוגנת לשריין את הזמן. היא גם מסננת מראש את מי שלא בטוח שיגיע. פירטנו איך עושים את זה נכון בכתבה על מקדמה לתור.
5. רשימת ממתינים למי שרוצה להקדים
תמיד יש מטופלים שהיו שמחים להקדים: מי שכואב לו, מי שרוצה לסיים לפני חופשה. כשמתפנה תור ברגע האחרון, רשימה כזו הופכת אותו מהפסד לתור מלא. ראו כתבה על רשימת ממתינים וביטולים ברגע האחרון.
6. זימון עצמי לפי מטפל
מטופל שקבע לבד, בשעה שנוחה לו ואצל המטפל שהוא רוצה, מגיע יותר. זימון עצמי מהאתר גם ממלא חורים ביומן בשעות שהדלפק סגור. במרפאה עם כמה רופאים ושיננית, חשוב שהמטופל יבחר גם את המטפל, ושהזימון יכבד את שעות העבודה של כל אחד. כך זה עובד ב-Klinix Dental: יומן וזימון תורים אונליין לפי רופא, בשעות של אותו מטפל.
ומה עם מי שלא הגיע?
מסמנים "לא הגיע" ביומן, לא מוחקים את התור. כך אפשר לראות לאורך זמן אם זה קורה שוב אצל אותו מטופל, באותו יום בשבוע או באותו סוג טיפול, ולטפל בסיבה. ואם המטופל באמצע תוכנית טיפול, רושמים לו מעקב כדי שלא ייעלם - על זה כתבנו בכתבה על ריקול ושיננית.
Klinix Dental היא תוכנה לניהול מרפאת שיניים - מפת שיניים לפי FDI, תוכניות טיפול שהמטופל מאשר מהטלפון, יומן לפי מטפל, מעקבים ותשלומים על חשבון התוכנית.