Klinix למטפליםביטולים ואי-הגעה אצל מטפלים: מדיניות ביטול שעובדת
למטפל עצמאי אין מלאי. יש שעות, ושעה שהתבטלה בבוקר הפגישה היא הכנסה שלא תחזור. מצד שני, אף אחד לא רוצה להתחיל קשר טיפולי בוויכוח על כסף. הפתרון הוא לא קשיחות ולא ויתור, אלא שלושה דברים פשוטים: מדיניות שנאמרת מראש, תזכורת שיוצאת לבד, ודרך למלא שעה שהתפנתה.
קודם כל: להחליט מה המדיניות
מדיניות ביטול עונה על שלוש שאלות. עד מתי אפשר לבטל בלי חיוב. מה קורה בביטול מאוחר או באי-הגעה. ומה נחשב חריג, כמו מחלה או מקרה חירום. אין תשובה אחת נכונה, אבל חייבת להיות תשובה אחת: מדיניות שמשתנה ממטופל למטופל היא לא מדיניות. לדוגמה, להמחשה בלבד: ביטול עד 24 שעות לפני הפגישה ללא חיוב, ואחרי כן חיוב מלא או חלקי.
להגיד את זה בהתחלה, לא ברגע הביטול
הרגע הגרוע ביותר להציג מדיניות ביטול הוא כשהמטופל מבטל. הרגע הנכון הוא לפני הפגישה הראשונה, בכתב. משפט אחד בשאלון הקבלה או בהודעת האישור, שהמטופל רואה וחותם עליו, הופך את השיחה העתידית מ"למה אתה מחייב אותי" ל"כמו שסיכמנו". על שאלון הקבלה כתבנו כאן.
תזכורת: הדבר שהכי קל לעשות
חלק גדול מאי-ההגעות הוא פשוט שכחה. תזכורת יום לפני נותנת למטופל הזדמנות להגיע, או לבטל בזמן שעוד אפשר למלא את השעה. התנאי הוא שהיא לא תלויה בכם: ב-Klinix אלה תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ יום לפני התור, בנוסח שלכם, גם למטופלים עם תור קבוע. עוד על מה שעובד בכתבה על צמצום אי-הגעות.
שעה שהתפנתה: למלא, לא רק להצטער
ביטול בזמן שווה משהו רק אם יש מי שייכנס במקום. רשימת המתנה של מטופלים שביקשו שעה מוקדמת יותר, או שמחכים למקום קבוע, הופכת ביטול להזדמנות. כתבנו על כך בכתבה על רשימת המתנה וביטולים של הרגע האחרון.
מקדמה למטופלים חדשים
אי-הגעה לפגישה ראשונה היא הנפוצה והמתסכלת ביותר, כי עוד אין קשר. מי שמאפשר זימון עצמי מקישור יכול לבקש מקדמה ממטופל חדש בעת קביעת התור, שמתקזזת בתשלום על הפגישה. על הסכומים ועל הצד החוקי כתבנו בכתבה על מקדמה על תור.
מטופל שמבטל שוב ושוב
ביטולים חוזרים הם מידע, לא רק מטרד. לפני שמחייבים, שווה לשאול מה קורה: אולי השעה לא מתאימה, אולי התדירות גבוהה מדי, ואולי זה חלק ממה שצריך לדבר עליו. מבחינה מעשית, כדאי שתוכלו לראות את התמונה: כמה פגישות בוטלו, וכמה סומנו "לא הגיע/ה". ב-Klinix שיעור ההגעה לתורים מופיע בדוחות, והתור הקבוע של המטופל מופיע בתיק שלו.
לחייב על ביטול מאוחר
אם החלטתם לחייב, עשו את זה באותה דרך בכל פעם, ועם מסמך מסודר. חיוב שנרשם במערכת ומופק עליו מסמך הוא ברור לשני הצדדים, וחיוב "בעל פה" נשכח או הופך לאי-נעימות. את היומן, התזכורות והחיוב אפשר לראות בעמוד Klinix למטפל העצמאי.
Klinix למטפל העצמאי היא תוכנה לניהול קליניקה למטפלים - יומן עם תור קבוע, תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ יום לפני התור, תיק מטופל עם סיכום פגישה, שאלון קבלה, תשלום וחשבונית.