Klinix למטפליםתור קבוע למטופל: איך מנהלים פגישות שבועיות בלי בלגן ביומן
אצל רוב המטפלים, היומן בנוי ממטופלים קבועים: יום שלישי בחמש, כל שבוע. זה נוח למטופל, זה טוב לתהליך, וזה נותן לכם שבוע צפוי. הבעיה מתחילה כשמנהלים את זה ידנית: קובעים כל פגישה מחדש, שוכחים שבוע, או מגלים שהחג נפל על היום הקבוע. הנה איך מנהלים תור קבוע בלי שהוא ינהל אתכם.
למה לקבוע סדרה, ולא פגישה בכל פעם
כשקובעים "נתראה בשבוע הבא" בסוף כל פגישה, שלושה דברים קורים. המטופל לא יודע אם השעה שלו שמורה. אתם לא יודעים איך ייראה החודש הבא. ושעה שהתפנתה מתגלה מאוחר מדי בשביל למלא אותה. סדרה שנקבעה מראש שומרת למטופל את המקום, ונותנת לכם יומן שאפשר לתכנן לפיו.
שבועי או דו-שבועי, ועד מתי
שתי החלטות בתחילת הדרך: תדירות וסיום. סדרה בלי תאריך סיום נוחה, אבל היא מסתירה את השאלה "מתי בודקים איפה אנחנו". סדרה לעשר פגישות, או עד סוף הרבעון, יוצרת נקודת עצירה טבעית: כשהיא מסתיימת, מחליטים יחד אם ממשיכים ומאריכים. לדוגמה: כל שבוע, יום שלישי 17:00, עד 8 בדצמבר.
חגים, חופשות ומועדים תפוסים
זו הנקודה שבה סדרות ידניות נשברות. לפני שקובעים סדרה, חסמו ביומן את הימים שאתם לא עובדים בהם: חגים, חופשה, השתלמות. כשקובעים תור קבוע ב-Klinix ואחד המועדים תפוס או חסום, המערכת מראה אילו מועדים נופלים ומאפשרת לקבוע את כל השאר. כך לא מגלים בערב החג שמטופל מחכה לכם.
כשמשהו משתנה באמצע
מטופל שמבקש לעבור מיום שלישי ליום רביעי לא צריך לגרום לעשרה שינויים. שינוי אחד צריך לעדכן את כל התורים הבאים. ולהפך: ביטול של פגישה אחת, כי המטופל חולה, לא אמור לגעת בשאר הסדרה. בדקו שבתוכנה שלכם אלה שתי פעולות נפרדות וברורות: "רק התור הזה" ו"מכאן והלאה".
תזכורת לכל פגישה, גם העשירית
דווקא מטופלים קבועים שוכחים: השבוע היה חג, השגרה נשברה, והם לא בטוחים אם הפגישה מתקיימת. לכן כל תור בסדרה צריך לקבל תזכורת כמו תור רגיל. ב-Klinix אלה תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ יום לפני התור, לכל פגישה בסדרה. על מה שעוזר לצמצם אי-הגעות כתבנו בכתבה על ביטולים ואי-הגעה.
לראות את הסדרה בתיק המטופל
כשמטופל שואל "עד מתי קבענו?", התשובה צריכה להיות במקום אחד. בתיק המטופל ב-Klinix מופיע התור הקבוע: התדירות, היום והשעה, התור הבא, עד מתי וכמה תורים נותרו. משם גם מאריכים את הסדרה או מבטלים את כל התורים הבאים.
ומה עם התשלום
תור קבוע ותשלום מראש הם שני דברים נפרדים, ולא חייבים לחבר ביניהם. יש מטפלים שגובים בסוף כל פגישה, ויש שמוכרים סדרה מראש ככרטיסייה. אם אתם שוקלים את האפשרות השנייה, כתבנו על תמחור חבילות וכרטיסיות. את התור הקבוע, התזכורות והתיק אפשר לראות בעמוד Klinix למטפל העצמאי.
Klinix למטפל העצמאי היא תוכנה לניהול קליניקה למטפלים - יומן עם תור קבוע, תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ יום לפני התור, תיק מטופל עם סיכום פגישה, שאלון קבלה, תשלום וחשבונית.