Klinix למטפליםתוכנה לניהול קליניקה למטפלים: 8 דברים לבדוק לפני שבוחרים
פיזיותרפיסטית, מטפל רגשי, קלינאית תקשורת, דיאטן: העבודה שונה, אבל הניהול דומה מאוד. מטופלים שחוזרים כל שבוע, פגישה שצריך לתעד, תשלום שצריך לגבות ותזכורת שמישהו צריך לשלוח. רוב התוכנות נבנו או כיומן כללי, או למקצוע אחד מסוים. הנה שמונה דברים לבדוק לפני שבוחרים, עם השאלה לשאול את הספק על כל אחד.
1. האם התוכנה מדברת בשפה שלכם
פתחו את ההדגמה וקראו את המילים על המסך. אם כתוב "לקוח" במקום "מטופל", או אם רשימת הטיפולים מגיעה מלאה בטיפולים של מקצוע אחר, תצטרכו לעקוף את התוכנה כל יום. בתוכנה שמתאימה למטפלים, את סוגי הטיפול מגדירים בעצמכם: שם, משך ומחיר. שאלו: "אפשר להתחיל מרשימה ריקה ולהגדיר רק את מה שאני עושה?"
2. תור קבוע, לא שכפול ידני
רוב המטופלים שלכם מגיעים באותו יום ובאותה שעה, כל שבוע או כל שבועיים. אם צריך לקבוע כל פגישה בנפרד, היומן הופך לעבודה. בדקו שאפשר לקבוע תור קבוע עד תאריך או למספר פגישות, ומה קורה כשאחד המועדים נופל על חג או על יום חסום. כתבנו על זה מדריך נפרד לתור קבוע.
3. תזכורות שיוצאות לבד
תזכורת שאתם צריכים לזכור לשלוח היא לא תזכורת. שאלו מתי היא נשלחת, באיזה ערוץ, והאם אפשר לנסח אותה במילים שלכם. ב-Klinix אלה תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ יום לפני התור, וגם תור קבוע מקבל תזכורת לפני כל פגישה. על הצד החוקי של הודעות למטופלים כתבנו בכתבה על תזכורות וואטסאפ.
4. סיכום פגישה שנשמר בתיק
שורת "הערות" קצרה לא מספיקה למי שעובד בתהליך. בדקו שיש מקום אמיתי לסיכום פגישה, שהוא נפתח מתוך התור ביומן, ושכל הסיכומים של אותו מטופל מופיעים ברצף אחד. שאלו גם מה קורה כשמתקנים סיכום: האם הנוסח הקודם נשמר? עוד על הנושא בכתבה על סיכום פגישה.
5. שאלון קבלה שהמטופל ממלא לפני שהוא מגיע
הפגישה הראשונה קצרה מדי בשביל למלא בה טפסים. שאלון שנשלח בקישור, ממולא ונחתם מהטלפון, חוסך את רבע השעה הראשונה. בדקו שאתם יכולים לנסח את השאלות בעצמכם, ושמה שחשוב קופץ בראש התיק ולא נקבר בקובץ. פירטנו בכתבה על שאלון קבלה.
6. תשלום וחשבונית בלי מערכת נוספת
בסוף הפגישה אתם רוצים פעולה אחת: לרשום איך שולם ולהפיק מסמך. שאלו האם התוכנה מתחברת לחברת הסליקה ולמערכת החשבוניות שכבר יש לכם, או שהיא מכריחה לעבור לשלה. ובדקו שיש מסך אחד שמראה מה עוד פתוח: טיפולים שתועדו ולא שולמו, וחבילות שנמכרו ולא הופק עליהן מסמך. על חבילות וכרטיסיות כתבנו כאן.
7. מי רואה את סיכומי הפגישה
אם יש לכם מזכירה, או שאתם חולקים קליניקה עם עוד מטפלים, לא כולם צריכים לראות הכל. מזכירה צריכה יומן וחיובים, לא את תוכן הפגישות. שאלו אילו תפקידים יש, ומה בדיוק כל אחד רואה. הרחבנו על כך בכתבה על הרשאות גישה לתיק.
8. איפה המידע יושב, ואיך יוצאים
מידע על מטופלים הוא מידע רגיש. שאלו איפה השרת, האם המידע שלכם מופרד משל קליניקות אחרות, ואיך מגבים אותו. והשאלה שכולם שוכחים: אם תרצו לעזוב, האם אפשר לייצא את הכל, ובכמה זה עולה?
ומה עם המחיר?
בקשו מחיר כתוב שכולל הכל: דמי הקמה, תוספות על יכולות, ומה קורה כשמצטרף עוד מטפל. תקופת ניסיון בלי כרטיס אשראי היא הדרך הטובה ביותר לבדוק: הכניסו שלושה מטופלים אמיתיים, קבעו להם תור קבוע, תעדו פגישה אחת, ותראו אם זה מרגיש כמו העבודה שלכם. את מה ש-Klinix כוללת למטפלים, ואת המחירים, אפשר לראות בעמוד Klinix למטפל העצמאי.
Klinix למטפל העצמאי היא תוכנה לניהול קליניקה למטפלים - יומן עם תור קבוע, תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ יום לפני התור, תיק מטופל עם סיכום פגישה, שאלון קבלה, תשלום וחשבונית.