← בחזרה לבלוג

סגירת שנה בקליניקה: צ'קליסט עד 31.12.2026 ומה לבדוק לקראת 2027

כסף 18 באוקטובר 2026 ·7 דקות קריאה ·נבדק ועודכן · אוקטובר 2026

סגירת שנה בקליניקה היא לא רק הדוח השנתי של רואה החשבון. זה הרגע לגבות את מה שנשאר פתוח, לספור מלאי, לבדוק ביטוחים ורישיונות ולעשות סדר במערכת, לפני שהשנה הבאה מתחילה עם חובות מהקודמת. הנה צ'קליסט מסודר לסוף 2026, ומה כדאי לבדוק לקראת 2027.

למה כדאי לסגור שנה כבר בנובמבר

דצמבר בקליניקה הוא חודש עמוס: טיפולים לפני החגים, שוברי מתנה, ומטופלים שרוצים להספיק לפני סוף השנה. אם משאירים את סגירת השנה לשבוע האחרון, היא נעשית בלחץ ובחוסר. מה שלא נסגר עד 31 בדצמבר עובר לשנה הבאה כבעיה: חשבונית שלא הופקה, מלאי שלא נספר, תשלום שאף אחד לא גבה. הצ'קליסט הזה מחולק לחמישה תחומים, וכל אחד מהם לוקח שעה או שעתיים אם מתחילים בזמן.

1. כסף: מה עוד פתוח לפני 31.12

לפני שמדברים עם רואה החשבון, כדאי לדעת בעצמכם מה מצב הכסף. עברו על ארבעה דברים:

• טיפולים שלא שולמו או שלא הופקה עליהם חשבונית. כל טיפול כזה הוא הכנסה שלא נרשמה, או כסף שלא נגבה. סגרו אותם עכשיו, כשהמטופל עוד זוכר.
• מקדמות שלא קוזזו. מקדמה שהתקבלה על תור שבוטל, או שלא קוזזה מהטיפול, צריכה להיסגר: לקזז, להחזיר או לתעד. עוד על כך במאמר על מקדמה בקביעת תור.
• חבילות וכרטיסיות פתוחות. טיפולים ששולמו מראש ועוד לא ניתנו הם התחייבות כלפי הלקוחות, לא רק הכנסה. רשמו כמה טיפולים נשארו בכל חבילה פתוחה. ראו גם איך לתמחר חבילות.
• שוברי מתנה שלא מומשו. אותו עיקרון: כסף שהתקבל על שירות שעוד לא ניתן. בדקו את התוקף של כל שובר, ושימו לב שהחוק מגביל את האפשרות לקצר אותו. הרחבנו במאמר על תוקף שובר מתנה.

ב-Klinix המסך "תשלומים פתוחים" מרכז את כל הטיפולים שתועדו עם מחיר ועוד לא הופקה עליהם חשבונית, ומסך שוברי המתנה מראה מה הונפק ומה מומש. שווה לעבור על שניהם בתחילת דצמבר.

2. מסמכים לרואה החשבון

רואה החשבון יצטרך את התמונה המלאה של השנה. כדי שהפגישה תהיה קצרה ולא תחזור על עצמה, הכינו מראש:

• דוח הכנסות לפי חודשים, ורשימת החשבוניות והקבלות שהופקו השנה.
• רשימת חבילות פתוחות ושוברים שלא מומשו, עם סכומים ותאריכים.
• חשבוניות ספקים: חומרים, ציוד, שכירות, ביטוח, תוכנות ופרסום.
• ספירת מלאי לסוף השנה (פירוט בסעיף הבא).
• שינויים שקרו השנה: עובד חדש, השכרת חדר, ציוד גדול שנקנה, מעבר כתובת.

אם התוכנה שלכם מפיקה את החשבוניות, שאלו את רואה החשבון באיזה פורמט הוא רוצה לקבל אותן. על הקובץ שרשות המסים דורשת מתוכנות שמפיקות מסמכים כתבנו במאמר על קובץ במבנה אחיד, ועל הרישום של התוכנה עצמה במאמר על רישום תוכנה ברשות המסים.

3. מלאי, חומרים ותוקף

ספירת מלאי בסוף שנה היא לא רק עניין חשבונאי. בקליניקה שעובדת עם חומרים מוזרקים, זו גם ההזדמנות לבדוק תוקף:

• ספרו את החומרים והמוצרים שבמלאי, ורשמו את הכמות והעלות.
• הוציאו חומרים שפג תוקפם, ותעדו את ההוצאה.
• בדקו שמספרי האצווה של מה שהוזרק השנה מתועדים בתיקים. אם יש ריקול על אצווה, תצטרכו לדעת מי קיבל אותה. פירטנו במאמר על מעקב אצוות.
• מוצרים לבית שנמכרו: התאימו את הספירה למכירות שנרשמו.

4. רישיונות, ביטוחים וטפסים

הרבה מהדברים האלה מתחדשים פעם בשנה, וקל לפספס אותם:

• ביטוח אחריות מקצועית: מתי הפוליסה מתחדשת, והאם היא עדיין מכסה את כל הטיפולים שאתם נותנים היום, כולל טיפולים חדשים שהוספתם השנה.
• רישיונות: רישיון העסק, ורישיונות מקצועיים של כל מי שמטפל. מספר הרישיון של רופא מופיע גם על מרשמים, אז ודאו שהוא מעודכן.
• טופסי הסכמה: האם הנוסח משקף את הטיפולים, החומרים והסיכונים של היום? טיפול חדש צריך טופס משלו. ראו מה חייב להופיע בטופס הסכמה.
• הצהרת נגישות ומדיניות פרטיות באתר: האם הן מעודכנות לשנה הנוכחית.

רשימה מלאה של הדרישות השנתיות מרוכזת בצ'קליסט התאימות השנתי.

5. המערכת והמידע

סוף שנה הוא זמן טוב לעשות סדר גם במערכת שמנהלת את הקליניקה:

• משתמשים והרשאות: השביתו משתמשים של מי שעזב, ובדקו שכל אחד רואה רק את מה שהוא צריך. על הנושא כתבנו במאמר על הרשאות גישה לתיק הרפואי.
• גיבוי וייצוא: ודאו שאתם יודעים איך מייצאים את כל המידע של הקליניקה, ושמרו עותק אחד לסוף השנה. ב-Klinix ייצוא מלא של כל הנתונים נמצא בהגדרות, תחת "החשבון שלי".
• כרטיסי מטופלים: מטופלים כפולים, טלפונים חסרים ותאריכי לידה שלא מולאו. מה שמסודר עכשיו יחסוך טעויות בתזכורות ובחשבוניות בשנה הבאה.
• שמירת מידע: תיק רפואי לא מוחקים כשמטופל לא חזר שנה. יש חובת שמירה לפי חוק. פירוט במאמר על שמירת תיק רפואי.

מה לבדוק לקראת 2027

כמה דברים משתנים או מתעדכנים בתחילת כל שנה. מכיוון שהסכומים נקבעים ומתפרסמים על ידי רשות המסים, אנחנו לא מצטטים כאן מספרים, אלא מה לבדוק ועם מי:

• חשבוניות ישראל ומספר הקצאה: בחשבונית מס ללקוח עסקי שרוצה לקזז מע"מ, מעל סכום מסוים, נדרש מספר הקצאה מרשות המסים. הסף ירד בהדרגה בשנים האחרונות, ולפי הודעות שפורסמו ירד שוב במהלך 2026. למטופלים פרטיים זה לא רלוונטי, אבל אם אתם עובדים גם עם חברות, למשל ימי בריאות לעובדים או השכרת חדר, בדקו מול רואה החשבון מה הסף שיחול עליכם ב-2027, ושהתוכנה שלכם מבקשת את המספר.
• תקרת עוסק פטור: אם אתם עוסק פטור, בדקו מה התקרה לשנת 2027 וכמה קרוב המחזור שלכם אליה. עסק שעובר את התקרה צריך לעבור לעוסק מורשה, ועדיף לתכנן את זה ולא לגלות את זה בדיעבד. על ההבדלים בין צורות ההתאגדות כתבנו במאמר עוסק פטור, מורשה או חברה.
• מקדמות מס וביטוח לאומי: אם ההכנסה שלכם השתנתה השנה, כדאי לעדכן את המקדמות כבר בתחילת השנה, ולא לחכות לדוח השנתי.
• מחירון: אם עלו מחירי החומרים או השכירות, תחילת שנה היא זמן טבעי לעדכן מחירים. הודיעו למטופלים קבועים מראש, ועדכנו את המחירון במערכת ובאתר באותו יום.

כדי להבין כמה הקליניקה צריכה להכניס בשנה הבאה, שווה לחשב מחדש את נקודת האיזון לפי המספרים של 2026.

תכנון ינואר-מרץ 2027

• יומן: סמנו מראש חגים, חופשות וימי כנסים, כדי שלא ייקבעו בהם תורים.
• מטופלים שלא חזרו: הכינו רשימה של מי שלא הגיע כמה חודשים, ותכננו הודעה אישית בתחילת השנה. ודאו שיש לכם הסכמה לדיוור לפני שליחה שיווקית.
• מטרה אחת לרבעון: למשל פחות אי-הגעות, יותר תורים חוזרים או טיפול חדש. מטרה אחת שנמדדת עדיפה על חמש שנשכחות בפברואר.

שאלות נפוצות

מתי כדאי להתחיל לסגור את השנה בקליניקה?

כבר בנובמבר. כך נשאר זמן לגבות תשלומים פתוחים, לספור מלאי ולתאם עם רואה החשבון לפני העומס של סוף דצמבר, ולא ביום האחרון של השנה.

האם חבילות ושוברי מתנה שלא מומשו משפיעים על סגירת השנה?

כן. כסף שהתקבל על טיפולים שעוד לא ניתנו הוא התחייבות כלפי הלקוחות. כדאי להכין לרואה החשבון רשימה של חבילות פתוחות ושוברים שלא מומשו, עם הסכומים והתאריכים.

האם קליניקה צריכה מספר הקצאה בכל חשבונית?

לא. מספר הקצאה נדרש בחשבונית מס ללקוח עסקי שמבקש לקזז מע"מ, מעל סף שרשות המסים קובעת. חשבונית למטופל פרטי לא דורשת מספר הקצאה. את הסף העדכני כדאי לבדוק מול רואה החשבון.

מה כדאי לבדוק לגבי עוסק פטור לקראת 2027?

את תקרת המחזור לשנת 2027 ואת המחזור שלכם בפועל ב-2026. התקרה נקבעת מדי שנה, ועסק שעובר אותה צריך לעבור לעוסק מורשה. אם אתם קרובים לתקרה, שווה לדבר עם רואה החשבון כבר עכשיו.

מה עושים עם משתמשים של עובדים שעזבו במהלך השנה?

משביתים אותם. משתמש פעיל של מי שכבר לא עובד בקליניקה הוא פתח לגישה לתיקים רפואיים. סוף השנה הוא הזמן לעבור על רשימת המשתמשים ועל ההרשאות של כל אחד.